Business Prozess Management
Ein BPM-Modul automatisiert Workflows und steuert Aufgaben, Abläufe und Verantwortlichkeiten zentral. Für mittelständische Unternehmen, die Routinetätigkeiten eliminieren und Prozessverantwortung klar regeln wollen.
Automatisiert
Transparent
Flexibel
Integriert
KERNFUNKTIONEN
Kernfunktionen des
BPM – Moduls
Das BPM-Modul deckt alle zentralen Prozesse rund um Aufgabensteuerung, Workflow-Automatisierung und Prozessüberwachung ab. Unternehmen nutzen es, um Abläufe zu digitalisieren, Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Im ERP-Kontext bildet es die prozessuale Steuerungsschicht für alle Fachbereiche.
Aufgabenmanagement
steuern
Zentrale Steuerung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
Aufgaben werden direkt aus verschiedenen Modulen oder über ein zentrales Dashboard erstellt, delegiert und überwacht, inklusive Fälligkeitsdaten, Verantwortlichkeiten und Echtzeit-Statusanzeige für alle Beteiligten.
Workflow-
Automatisierung
Repetitive Abläufe systemseitig steuern:
Wiederkehrende Prozessschritte wie Genehmigungen, Benachrichtigungen oder Weiterleitungen laufen automatisch ab, sobald definierte Auslösebedingungen im ERP-System erfüllt sind.
Visuelle
Prozessmodellierung
Abläufe ohne Programmierkenntnisse gestalten:
Geschäftsprozesse werden in einer intuitiven Oberfläche grafisch skizziert und durch einen integrierten Konfigurationsassistenten schrittweise in ausführbare, automatisierte Workflows überführt.
Monitoring &
Echtzeitüberwachung
Engpässe erkennen, bevor sie entstehen:
Führungskräfte erhalten eine lückenlose Einsicht in alle offenen Arbeitspakete, Prozessstatus und Aufgabenverteilung – inklusive Kalenderansicht und integriertem Abwesenheitsmanagement für Urlaub und Krankheit.
Genehmigungs- &
Freigabeprozesse
Digitale Workflows ohne Papierwege:
Genehmigungsketten für Rechnungen, Urlaubsanträge oder Vertragsfreigaben laufen vollständig digital ab, mit konfigurierbaren Eskalationsstufen, Stellvertreterregelungen und automatischer Protokollierung.
Fristen &
Compliance
Regulatorische Termine automatisch einhalten:
Gesetzliche Fristen wie die Umsatzsteuervoranmeldung sowie interne Deadlines und Vertragslaufzeiten werden zentral überwacht und rechtzeitig als Aufgaben an die zuständigen Personen übergeben.
Prozesse neu denken mit BPM
„Innerhalb der Prozessentwicklung kommen einem viele Ideen, und man ist stetig am Weiterentwickeln. Insgesamt kann ich sagen, dass die BPM-Prozessentwicklung sehr reibungslos verlaufen ist und alle Wünsche umgesetzt wurden.“
Luca Heringer | Diamond Group GmbH
BPM DEFINITION
Was ist BPM? Allgemein erklärt
Business Process Management (BPM) ist eine Methode und Softwarekategorie zur Modellierung, Automatisierung und Überwachung von Geschäftsprozessen im Unternehmen. Es koordiniert Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Workflows abteilungsübergreifend in Echtzeit. Ziel ist die Reduktion von Routinetätigkeiten, klare Prozessverantwortung und die kontinuierliche Optimierung von Abläufen direkt im ERP-System.
BPM IM ERP-KONTEXT
Das BPM-Modul im ERP-System
Im ERP-Kontext ist ein BPM-Modul die prozessuale Steuerungsschicht, die transaktionales Ressourcenmanagement mit Ablauflogik verbindet. Es steuert Workflows aus ERP-Ereignissen wie Freigaben, Wiedervorlagen oder Aufgabenverteilungen. Im Gegensatz zu externen Tools arbeitet es ohne Datenlatenzen direkt auf Stammdaten und Belegen und sorgt so für durchgängige, integrierte Prozessausführung.
ANWENDUNGSFÄLLE
BPM in der Praxis
Das BPM-Modul lässt sich branchenübergreifend in allen Unternehmensbereichen einsetzen, in denen Aufgaben, Freigaben oder Fristen koordiniert werden müssen.
Digitale Freigabeprozesse im Rechnungswesen
Eingehende Rechnungen lösen automatisch einen Prüf- und Genehmigungsworkflow aus, der alle Beteiligten sequenziell oder parallel benachrichtigt und Eskalationsstufen aktiviert. Durchlaufzeiten im Rechnungswesen sinken messbar, papierbasierte Weitergabe entfällt vollständig.
Typischer Einsatz: Buchhaltung, Einkauf, Finanzabteilung.
Compliance und Fristenmanagement
Regulatorische Fristen wie Umsatzsteuervoranmeldung, DSGVO-Löschpflichten oder Vertragslaufzeiten werden zentral überwacht und automatisch als Aufgaben an die zuständigen Personen delegiert. Compliance-Risiken durch vergessene oder verzögerte Fristen werden strukturell eliminiert.
Typischer Einsatz: Verwaltung, Rechtsabteilung, Steuer- und Finanzwesen.
Abwesenheits- und Vertretungsmanagement
Das System erkennt Urlaubs- und Krankheitsausfälle automatisch und verteilt offene Aufgaben an vorab definierte Vertretungen, ohne manuelle Eingriffe. Die Geschäftskontinuität bleibt auch bei personellen Engpässen vollständig gewahrt.
Typischer Einsatz: Verwaltung
Abteilungsübergreifende Projektdokumentation
Projektaufgaben, Meilensteine und Verantwortlichkeiten werden als BPM-Workflows abgebildet und mit allen relevanten Dokumenten sowie ERP-Objekten wie Belegen oder Adressen verknüpft. Ein unternehmensweiter Wissensspeicher entsteht, der Projekte lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert.
Typischer Einsatz: Projektgeschäft, Dienstleistungsunternehmen, interne IT.
ZIELGRUPPEN
Zielgruppen für BPM im ERP
Das BPM-Modul richtet sich an Unternehmen im DACH-Mittelstand, die interne Abläufe digitalisieren, Routinetätigkeiten automatisieren und Prozessverantwortung klar regeln wollen.
Geschäftsführung & Prozessverantwortliche
Fehlende Transparenz über laufende Prozesse, offene Aufgaben und Verantwortlichkeiten erschwert Steuerung und Qualitätssicherung erheblich. BPM liefert einen Echtzeit-Überblick über alle Workflows, Prozessstatus und Zuständigkeiten – auf einen Blick und ohne manuelles Nachfragen.
Verwaltung, Buchhaltung & Office-Management
Manuelle Genehmigungswege, papierbasierte Freigaben und unklare Zuständigkeiten erzeugen Mehraufwand und erhöhen das Fehlerrisiko. Digitale Workflows mit definierten Verantwortlichkeiten, automatischer Eskalation und Protokollierung ersetzen die manuelle Koordination vollständig.
IT-Verantwortliche & Systemadministratoren
Prozessanforderungen der Fachabteilungen lassen sich mit Standard-ERP-Funktionen allein nicht abbilden, was zu Schatten-IT und Excel-Silos führt. Das BPM-Modul ermöglicht individuelle Workflows ohne Programmieraufwand direkt im ERP-System – pflegbar durch Fachabteilungen.
BPM einführen und Prozesse dauerhaft unter Kontrolle bringen
Falls Sie noch Fragen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und zeigen Ihnen passende Möglichkeiten für Ihre Prozesse und Systeme auf.
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FAQ
Häufig gestellte Fragen zu: Business Process Management
Was ist Business Process Management (BPM)?
Business Process Management (BPM) ist eine Methode zur systematischen Gestaltung, Automatisierung und Überwachung von Geschäftsprozessen. Ein BPM-Modul koordiniert Aufgaben, Zuständigkeiten und Workflows zentral im Unternehmen. Anders als isolierte Aufgabenverwaltungstools arbeitet ein integriertes BPM-Modul direkt auf ERP-Daten – ohne Medienbrüche und redundante Datenpflege.
Wie kann ich Geschäftsprozesse digitalisieren?
Geschäftsprozesse lassen sich durch ein BPM-Modul digitalisieren: Abläufe werden grafisch modelliert, Auslösebedingungen definiert und Aufgaben automatisch an zuständige Personen übergeben. Der einfachste Einstieg sind wiederkehrende Freigabeprozesse wie Rechnungsprüfung oder Urlaubsanträge, da sie klar strukturiert und gut messbar sind.
Was ist der Unterschied zwischen BPM und einem Ticketsystem?
Ein Ticketsystem verwaltet eingehende Anfragen reaktiv – BPM steuert definierte Prozessabläufe proaktiv und automatisiert. BPM ermöglicht mehrstufige Workflows mit Bedingungen, Eskalationsstufen und ERP-Verknüpfungen, die ein Ticketsystem nicht abbilden kann. Für regelbasierte, abteilungsübergreifende Abläufe ist BPM das geeignetere Werkzeug.
Was bringt Prozessautomatisierung im Mittelstand?
Prozessautomatisierung reduziert im Mittelstand manuelle Routinetätigkeiten, beschleunigt Durchlaufzeiten und senkt die Fehlerquote. Unternehmen gewinnen Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben und reduzieren das Risiko vergessener Fristen oder lückenhafter Dokumentation. Messbare Effekte zeigen sich vor allem bei Freigabeprozessen, Fristenmanagement und Abwesenheitsvertretungen.
Wie integriert sich ein BPM-Modul in ein bestehendes ERP-System?
Ein integriertes BPM-Modul arbeitet direkt auf den Stammdaten und Belegen des ERP-Systems und löst Workflows aus ERP-Ereignissen aus – zum Beispiel eine Freigabe bei eingehenden Rechnungen oder eine Wiedervorlage bei auslaufenden Verträgen. Datenlatenzen und Synchronisierungsfehler, die bei externen Tools entstehen, entfallen vollständig.
Welche BPM Software eignet sich für KMU?
Für KMU eignen sich BPM-Lösungen, die ohne Programmierkenntnisse konfigurierbar sind und sich nahtlos in das bestehende ERP-System integrieren. Entscheidend sind intuitive Prozessmodellierung, integriertes Fristenmanagement und Stellvertreterregelungen. Besonders praktisch: BPM als Modul im ERP, da Prozesse direkt auf operativen Daten aufsetzen – ohne separate Schnittstellen.