EDI Clearingcenter
Eine Clearing-Plattform empfängt Datendateien in beliebigen Formaten, konvertiert sie automatisch und stellt sie zuverlässig zu. Mit vollständiger Protokollierung und revisionssicherer Archivierung.
Für mittelständische B2B-Unternehmen, die manuelle Datenerfassung eliminieren und elektronischen Belegaustausch mit Lieferanten und Kunden automatisieren wollen.
Universal
Jedes Eingangsformat wird automatisch konvertiert
Transparent
Jeder Verarbeitungsschritt vollständig protokolliert
Skalierbar
Von Einzelbetrieb bis zum Partner-Netzwerk
Revisionssicher
GoBD-konforme Archivierung ohne Mehraufwand
KERNFUNKTIONEN
Kernfunktionen der
Clearing-Plattform
Die Clearing-Plattform deckt alle zentralen Prozesse des B2B-Datenaustauschs ab. Von Formatkonvertierung und Beleg-Routing bis zur revisionssicheren Archivierung. Unternehmen nutzen sie, um manuelle Datenerfassung zu ersetzen und Handelspartner mit beliebigen Formaten reibungslos anzubinden. Im ERP-Kontext bildet sie die Datendrehscheibe für alle ein- und ausgehenden elektronischen Belege.
Daten
konvertieren
Eingehende Dateien in EDIFACT, XML, CSV, Excel, BMEcat oder PDF werden automatisch erkannt, ins gewünschte Zielformat umgewandelt und über E-Mail, FTP, Webhook, AS2 oder OFTP bereitgestellt.
Prozesse
überwachen
Empfang, Formaterkennung, Mapping, Konvertierung, Versand und Empfangsbestätigung werden mit Zeitstempel protokolliert. Alle Verarbeitungsschritte bleiben nachvollziehbar, revisionssicher und jederzeit abrufbar.
PDFs
verarbeiten
Unstrukturierte PDF-Bestellungen werden per KI analysiert, relevante Daten automatisch extrahiert und direkt als Aufträge im ERP angelegt – inklusive Kontrollprozess vor der Übernahme.
Belege
archivieren
Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine werden automatisch GoBD-konform archiviert und stehen bei Prüfungen oder Rückfragen sofort digital zur Verfügung.
Daten
austauschen
Eingehende Daten werden über verschiedene Kanäle wie E-Mail, FTP, HTTP-Webhook, AS2 oder OFTP empfangen und automatisiert an den gewünschten Zielkanal weitergeleitet.
Partner
verwalten
Partner können eigene Konvertierungs-Mappings pflegen, Kunden selbstständig betreuen und die Plattform in einer mehrstufigen Mandantenstruktur eigenständig konfigurieren.
Prozesse neu denken mit BPM
„xyz“
DEFINITION
Was ist eine Clearing-Plattform? Allgemein erklärt
Eine Clearing-Plattform ist eine Middleware-Lösung für den automatisierten B2B-Datenaustausch zwischen Unternehmen und ihren Handelspartnern. Sie empfängt elektronische Belege und Datendateien in beliebigen Formaten, konvertiert sie in das gewünschte Zielformat und stellt sie über konfigurierbare Kanäle zu. Mittelständische Unternehmen nutzen sie, um manuelle Datenerfassung zu ersetzen und Formatvielfalt bei Lieferanten und Kunden ohne IT-Aufwand zu bewältigen.
CLEARINGCENTER IM ERP-KONTEXT
Das ClearingCenter-Modul im ERP-System
Im ERP-Kontext ist eine Clearing-Plattform die Datendrehscheibe zwischen operativem System und externen Handelspartnern. Eingehende Bestellungen, Rechnungen und Kataloge fließen direkt in ERP-Workflows ein, ohne manuelle Übertragung oder Formatkonvertierung durch Mitarbeitende. Im Gegensatz zu punktuellen EDI-Dienstleistern eliminiert eine integrierte Lösung Medienbrüche vollständig und stellt gleichzeitig GoBD-konforme Archivierung aller ausgetauschten Belege sicher.
ANWENDUNGSFÄLLE
Clearing-Plattform in der Praxis
Die Clearing-Plattform lässt sich branchenübergreifend überall dort einsetzen, wo elektronischer Datenaustausch mit Lieferanten, Kunden oder Dienstleistern automatisiert werden soll.
EDIFACT-Anbindung auf Großkundenwunsch
Wenn ein Großkunde EDI-Übertragung per EDIFACT oder AS2 als Bedingung für die Lieferantenbeziehung stellt, stellt die Plattform die technische Anbindung schnell und ohne interne Entwicklungsarbeit bereit.
Typischer Einsatz: Die Lieferantenbeziehung bleibt erhalten, ohne eigene IT-Ressourcen dauerhaft zu binden oder teure EDI-Dienstleister zu beauftragen.
Automatische PDF-Bestellverarbeitung per KI
Eingehende PDF-Bestellungen per E-Mail werden automatisch analysiert, relevante Bestelldaten per KI-Integration extrahiert und direkt als Aufträge im ERP angelegt – inklusive Kontrollschritt vor der Übernahme.
Typischer Einsatz: Manuelle Abtipper-Aufwände entfallen vollständig; Fehler durch fehlerhafte Übertragung werden strukturell verhindert.
E-Rechnungspflicht: XRechnung und ZUGFeRD automatisch verarbeiten
XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen werden empfangen, validiert und automatisch in ERP-Workflows übergeben – vollständig konform zur deutschen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025.
Typischer Einsatz: Unternehmen erfüllen die gesetzliche Anforderung, ohne ihre internen Systeme umzubauen oder Rechnungen manuell konvertieren zu müssen.
Automatischer Katalog- und Preislistenimport
BMEcat-Kataloge und Excel-Preislisten von Lieferanten werden automatisch importiert, auf ERP-Artikelstrukturen gemappt und bei jeder Aktualisierung des Lieferanten direkt übernommen.
Typischer Einsatz: Preisänderungen sind ohne manuellen Aufwand sofort im eigenen System aktuell; Fehler durch veraltete Konditionen entfallen.
ZIELGRUPPEN
Zielgruppen für die Clearing-Plattform
Geschäftsführung & Einkaufsleitung
Mitarbeitende tippen täglich PDF-Bestellungen ab oder übertragen Lieferantendaten manuell ins ERP, was ein massiver Kostentreiber mit hoher Fehlerquote ist, der mit wachsendem Belegvolumen unkontrollierbar wird. Die Clearing-Plattform automatisiert den gesamten Belegeingang und liefert vollständige Transparenz darüber, ob Dateien empfangen, verarbeitet und zugestellt wurden.
IT-Verantwortliche & ERP-Administratoren
Unterschiedliche Datenformate von Lieferanten und Kunden erfordern manuelle Konvertierung oder aufwendige Schnittstellenprogrammierung, die regelmäßig gewartet werden muss. Der integrierte Mapping-Editor erlaubt Konfiguration neuer Formate ohne Programmieraufwand; Kanäle wie AS2, OFTP und FTP sind sofort einsatzbereit.
Partner & Systemhäuser (Partner-Tier-Modell)
B2B-Kunden verlangen zunehmend EDI-Anbindungen, E-Rechnungsverarbeitung und automatischen Katalogimport, die mit Standard-ERP-Funktionen allein nicht abzubilden sind. Das Partner-Self-Service-Modell erlaubt eigenständiges Anlegen von Mappings und vollständige Kundenverwaltung, ganz ohne Herstellerintervention, mit eigener Mandantenstruktur und skalierbarem Tier-Modell.
Datenaustausch
automatisieren – manuellen Belegaufwand eliminieren
Falls Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und zeigen Ihnen passende Möglichkeiten für Ihre Prozesse und Systeme auf.
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FAQ
Häufig gestellte Fragen zur Clearing-Plattform
Was ist eine Clearing-Plattform?
Eine Clearing-Plattform ist eine Middleware für den automatisierten B2B-Datenaustausch zwischen Unternehmen und Handelspartnern. Sie empfängt elektronische Belege in Formaten wie EDIFACT, XML, CSV oder PDF, konvertiert sie ins Zielformat und stellt sie über konfigurierbare Kanäle zu. Unternehmen nutzen sie, um manuelle Datenerfassung zu ersetzen und Formatvielfalt von Partnern ohne IT-Aufwand zu bewältigen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Clearing-Plattform und einem EDI-Dienstleister?
Ein spezialisierter EDI-Dienstleister bietet breite Partneranbindungen, verrechnet jedoch Transaktionsgebühren und erfordert aufwendiges Onboarding. Eine integrierte Clearing-Plattform verbindet sich direkt mit dem ERP: Daten landen ohne manuelle Zwischenschritte als Beleg oder Auftrag im System. Für ERP-Nutzer mit mehreren Handelspartnern bietet die integrierte Lösung geringere Gesamtkosten und höhere Prozesstiefe.
E-Rechnungspflicht– welche Software brauche ich dafür?
Ab 2025 müssen deutsche Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können. Eine Clearing-Plattform empfängt diese Formate automatisch, validiert sie und übergibt sie in ERP-Workflows. Unternehmen, die heute noch PDFs austauschen, benötigen eine solche Infrastruktur, um die Pflicht zu erfüllen – ohne ihre internen Systeme grundlegend umzubauen.
Für welche Unternehmen eignet sich eine Clearing-Plattform?
Eine Clearing-Plattform eignet sich für alle mittelständischen B2B-Unternehmen mit regelmäßigem elektronischen Datenaustausch zu Lieferanten oder Kunden. Besonders profitieren Händler und Produzenten, die PDF-Bestellungen manuell verarbeiten, EDIFACT-Anforderungen von Großkunden erfüllen oder E-Rechnungen empfangen müssen. Ab ca. 50 elektronisch ausgetauschten Belegen pro Monat rechnet sich die Automatisierung wirtschaftlich.
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung beim Datenaustausch?
GoBD-konforme Archivierung beim Datenaustausch bedeutet, dass alle elektronisch ausgetauschten Belege – Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine – unveränderbar, vollständig und jederzeit abrufbar gespeichert werden. Eine Clearing-Plattform archiviert diese Dateien automatisch im Hintergrund. Bei Betriebsprüfungen muss nachgewiesen werden, dass kein Beleg verloren gegangen oder nachträglich verändert wurde.
Was ist der Unterschied zwischen einer Clearing-Plattform und iPaaS-Tools wie Zapier oder Make?
iPaaS-Tools wie Zapier oder Make eignen sich für einfache Datenweiterleitungen zwischen Cloud-Diensten, sind jedoch für komplexe EDI-Szenarien mit AS2, OFTP oder EDIFACT nicht ausgelegt. Eine Clearing-Plattform unterstützt diese industriellen Protokolle nativ, archiviert revisionssicher und integriert direkt in ERP-Workflows. Für mittelständischen B2B-Datenaustausch mit Handelspartnern ist sie die geeignetere Lösung.
Was ist EDI und wie funktioniert es?
EDI (Electronic Data Interchange) ist der standardisierte, automatisierte Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheinen zwischen Unternehmen. Anstelle von E-Mails oder PDFs werden strukturierte Datendateien in definierten Formaten wie EDIFACT oder XML übertragen und direkt in das Zielsystem eingelesen. Eine Clearing-Plattform übernimmt dabei Empfang, Konvertierung und Zustellung vollautomatisch.
Was ist EDIFACT und wer nutzt es?
EDIFACT (UN/EDIFACT) ist ein internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch im B2B-Bereich, besonders im Handel und in der Logistik. Nachrichten wie ORDERS (Bestellung), ORDRSP (Auftragsbestätigung) oder INVOIC (Rechnung) sind darin normiert und maschinenlesbar. Im technischen Großhandel ist EDIFACT weit verbreitet; Großkunden fordern die Anbindung häufig als Voraussetzung für die Lieferantenbeziehung.