ERP-Lexikon

Der Verkauf von Heizöl und Pellets sowie der Großhandel mit Energieprodukten stellt eigene Anforderungen an ein ERP-System. Schwankende Tagespreise, mengenabhängige Kalkulationen, Tourenlogistik und die Anbindung an Verkaufsplattformen müssen in einem durchgängigen Prozess zusammenlaufen. Eine spezialisierte Branchenlösung bildet diese Abläufe vom Angebot bis zur Lieferung in einem System ab.

Die Verkäufermaske als zentrale Arbeitsfläche

Ob Preisanfrage oder fester Auftrag: In der Verkäufermaske sieht der Verkäufer alle Informationen, die für die Beratung nötig sind. Das System kalkuliert den Verkaufspreis automatisch für die jeweilige Menge und das betreffende Liefergebiet und zeigt bei Bedarf Mengen- oder Premiumproduktalternativen an.

Ergänzend stehen kundenbezogene Daten bereit, etwa offene Posten, offene Aufträge oder der bisherige Margenverlauf. Bei Sammelbestellern lassen sich mehrere Aufträge in einem Zug anlegen, ebenso bei Kundenbestellungen über mehrere Lieferstellen. Auch Wärme- und Energiekonten werden im System verwaltet.

Tourenwesen und Disposition

Über die Tourenverwaltung ist jede Fahrt im System hinterlegt: welches Fahrzeug mit welchem Fahrer wann welche Aufträge liefert und wie es beladen wird. Dadurch werden Tourenrückerfassung und Mengenabstimmung deutlich effektiver.

Die Tourenplanung erfolgt wahlweise über die enthaltenen einfachen Dispowerkzeuge oder über ein spezialisiertes Tourendisposystem. Wer ein Tankwagenfakturationssystem einsetzt, bekommt die gefahrenen Touren samt der tatsächlichen Beladungen automatisch eingespielt. Für die Kontrolle der Mengen, der durchschnittlichen Einkaufspreise und die Fahrzeugbewertung stehen verschiedene Auswertungen bereit.

Einkauf und Mengenplanung

Die Mengenplanung rechnet die benötigten Mengen gegen bestehende Einkaufskontrakte und Bestände und zeigt auf, ob eine Unterdeckung vorliegt. Einkaufskontrakte werden verwaltet und können für die Tourenbeladung herangezogen oder einzelnen Aufträgen zugeordnet werden, sowohl für Großhandel und Selbstabholer als auch zur reinen Margenkalkulation.

Die Einkaufsvorgänge werden durchgängig verwaltet, von der Bestellung über den Wareneingang bei der Beladung bis zur Erfassung der Eingangsrechnung. Mit dem optionalen DMS-System inoxision ARCHIVE lassen sich Dokumente revisionssicher aufbewahren und E-Rechnungen sauber verwalten.

E-Commerce und Plattformanbindung

Aufträge aus den Verkaufsplattformen HeizÖl24 und Esyoil werden per Schnittstelle eingelesen. Vorgänge mit Unklarheiten lassen sich in einem eigenen Modul effizient nachbearbeiten. Unabhängig davon sind in Absprache auch eigene Shop- und Bestellsysteme anbindbar.

Vertriebsunterstützung

Bei eingehenden Anfragen versorgt das System den Verkäufer mit relevanten Informationen zum Kunden. Neben Beleghistorie und Preisauskünften lassen sich auch Telefon- und Besuchsnotizen einsehen.

Unterstützt wird auch der aktive Verkauf: Kunden und Interessenten können nach verschiedenen Kriterien selektiert, per Wiedervorlage verteilt und systematisch abgearbeitet werden. Als Grundlage kann dabei eine Datenerhebung nach dem Muster „gekauft / nicht gekauft“ dienen.