Vending ERP pflegt die Stammdaten aller Geräte, von OCS und Table-Top bis zum Standgerät, zentral. Das schafft die Grundlage für belastbare Rentabilitätsanalysen je Standort.
VENDINGBRANCHE
Vending ERP ist die branchenspezifische ERP-Gesamtlösung für Vending-Operatoren. Sie löst fragmentierte Insellösungen ab und bildet die gesamte Prozesskette von der Automatenverwaltung über Befüllung und Service bis zur Finanzbuchhaltung medienbruchfrei ab.
5+
Telemetrieanbieter integriert
50+
weniger Frischware-Retouren
FUNKTIONEN & PROZESSE
Vending ERP für Operatoren?
Vending ERP deckt die gesamte Prozesskette vom Lager über die Logistik bis zum Service am Automaten ab. Sechs zentrale Funktionsbereiche greifen nahtlos ineinander.
Dauerschuldverhältnisse, Provisions- und Subventionsabrechnungen werden vollständig digital abgebildet. So lassen sich auch komplexe Vertragskonstellationen mit mehreren Standorten effizient und nachvollziehbar verwalten.
Tourenplanung, Lieferkommissionierung und bedarfsgesteuerte Bestückung greifen ineinander. Über Ad-hoc-Auswertungen mit InfoZoom senken Operatoren die Retourenquote bei Frischware um über 50 Prozent.
Intervallbezogene Wartungsplanung, Störungsmanagement und Fehleranalyse minimieren Ausfallzeiten. Eine schnellere Störungsbewertung sichert die Verfügbarkeit der Automaten und damit die laufenden Cash-Einnahmen.
Vending ERP importiert Telemetriedaten im EVA-DTS- oder Rohdatenformat und unterstützt führende Anbieter wie vendon, tm-on, Coges, Televend und Cumulocity. Befüllstand und Umsatz jedes Automaten bleiben jederzeit im Blick.
CRM, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung sind integriert. Belege entstehen automatisiert als ZUGFeRD und XRechnung, die GoBD-konforme Archivierung und RKSV-Sicherung sind im Standard abgedeckt.
ANWENDUNGSFÄLLE
Herausforderungen & Lösungsansätze
Im Vending-Umfeld treffen komplexe Systemlandschaften, regulatorische Vorgaben und operative Anforderungen aufeinander, die Vending ERP in einer integrierten und automatisierten Lösung zusammenführt.
Herausforderung
Lösung mit Vending ERP
Insellösungen: Daten mehrfach erfassen, Systeme nicht integriert
Vending ERP integriert Automatenverwaltung, Touren, Service und FiBu in einer Plattform, sodass Daten nur einmal erfasst werden.
Regulatorik: GoBD, DS-GVO, E-Rechnung und RKSV
GoBD-konforme Archivierung, E-Rechnung über ZUGFeRD und XRechnung sowie RKSV-Sicherung sind im Standard abgedeckt und updatefähig.
Fachkräftemangel: Lange Einarbeitung, Wissen geht verloren
Mobile Apps, KI-gestützte Assistenz und ein Schulungs-Ökosystem verkürzen die Einarbeitung und halten das Wissen im Unternehmen.
Manuelle Routine: Buchungen und Serviceeinsätze binden Ressourcen
Buchungsassistent, automatisierte Zahlungsströme und mobile Datenerfassung automatisieren Routinetätigkeiten und senken die Fehlerquote spürbar.
Fehlende Transparenz: Keine Echtzeitdaten, Controlling erschwert
Telemetrie, InfoZoom und die Informationssysteme VIS und FIS liefern Echtzeitdaten und Info-Snapshots für fundierte Entscheidungen.
Release-Blockaden: Individualisierungen verhindern Updates
Anpassungen werden in einer separaten Ebene dokumentiert, sodass Vending ERP voll updatefähig bleibt und Wettbewerbsvorteile erhalten bleiben.
Herausforderung
Fehlende Integration: Insellösungen, Excel-Chaos, doppelte Datenpflege
Lösung
Alle Prozesse von Angebot bis Rechnung in einem System – keine Medienbrüche, keine redundante Dateneingabe
Herausforderung
Margenverluste durch volatile Tagespreise und manuelle Kalkulation
Lösung
Tagesaktuelle Preispflege, OMR-Anbindung, DSEK-Bewertung – Margensicherung durch automatisierte Preisteuerung
Herausforderung
Fehleranfällige Logistik: Leerfahrten, Beladungsfehler, fehlende Kontrolle
Lösung
Tourenplanung mit Mengen- und Beladungskontrolle, automatische Fehlermeldungen, Schnittstellen zu Dispositionssystemen
Herausforderung
Regulatorischer Druck: THG-Quote, E-Rechnung, Gefahrgut
Lösung
Alle Compliance-Anforderungen integriert und revisionssicher – ZUGFeRD/XRechnung, Biokraftstoffnachweise, Gefahrgutmanagement
Herausforderung
Personenabhängigkeit: kritisches Wissen in Köpfen statt im System
Lösung
Zentrale Datenhaltung, dokumentierte Prozesse, rollenbasierte Rechte – der Betrieb bleibt handlungsfähig
Herausforderung
Altsysteme am Limit: kein Support, hohe Anpassungskosten
Lösung
Updatefähige Lösung auf Basis der ERP SUITE – individuelle Anpassungen bleiben bei Updates erhalten
USE CASES
Wie wird Vending ERP konkret eingesetzt?
Vier typische Abläufe aus dem Operator-Alltag zeigen, wie Vending ERP einzelne Module verbindet und ganze Prozessketten ohne Medienbruch abbildet.
Use Case #1
Bedarfsgesteuerte Befüllung
Telemetriedaten melden Befüllstand und Umsatz jedes Automaten in Echtzeit. Vending ERP ermittelt daraus den tatsächlichen Bedarf, das Befüllmanagement plant Touren und kommissioniert passgenau. Über InfoZoom-Auswertungen sinkt die Retourenquote bei Frischware um über 50 Prozent.
Use Case #2
Mobiler Serviceeinsatz
Der Techniker ruft Kundenhistorie und Maschinenstatus per Touch ab und arbeitet dank Offline-Synchronisation auch ohne Datenverbindung. Störungen werden direkt vor Ort dokumentiert, der digitale Servicebeleg inklusive Kundenunterschrift rechtssicher erfasst und beschleunigt die Backoffice-Prozesse.
Use Case #3
Automatisierte Abrechnung
Aus den erfassten Vorgängen erstellt Vending ERP Belege automatisiert als ZUGFeRD und XRechnung. Buchungsassistent und automatisierte Zahlungsströme übernehmen die Routine, die GoBD-konforme Archivierung sichert jeden Beleg revisionssicher für die nächste Prüfung.
Use Case #4
Standort-Controlling
Die Geschäftsführung greift über das VENDING Informationssystem und das Finanzinformationssystem jederzeit auf Info-Snapshots zu. Auf Basis valider Echtzeitdaten lässt sich die Rentabilität einzelner Standorte bewerten und steuern, statt nach Bauchgefühl zu entscheiden.
BRANCHENEIGNUNG
Standard-ERP oder Branchenlösung?
Ein Standard-ERP bildet die Besonderheiten des Vending-Geschäfts nicht ab. Vending ERP ist gezielt für Operatoren entwickelt.
Kein
Standard-ERP
Vending ERP ist eine echte Branchenlösung, entwickelt mit Operatoren und entlang der Impulse der Branchenverbände bdv und OVV.
Keine
zusätzliche Konfiguration
Automatenverwaltung, Telemetrie, Pfand- und Kaffeesteuer, mobile Service-App sowie Geldkontrolle sind branchenspezifisch ab Werk abgebildet und erfordern kein aufwändiges Customizing.
Standardlösung
Vending ERP
Integration
Telemetrie
Compliance
Befüllung
Updates
Branchenmodule
Vending-Prozesse über Insellösungen verteilt
Keine native Telemetrie-Anbindung
GoBD und RKSV nicht branchengerecht
Keine bedarfsgesteuerte Tourenplanung
Anpassungen blockieren oft Releases
Pfand und Kaffeesteuer nicht enthalten
Automaten, Touren, Service und FiBu in einer Plattform
EVA-DTS-Import und führende Anbieter integriert
GoBD, E-Rechnung und RKSV im Standard
Bedarfsermittlung und InfoZoom-Auswertungen integriert
Individualisierung in separater, updatefähiger Ebene
Pfand- und Kaffeesteuer-Module ab Werk
Standard ERP
Vending ERP
Anpassungsaufwand
Vending-Prozesse über Insellösungen verteilt
Automaten, Touren, Service und FiBu in einer Plattform
Prozessabdeckung
Keine native Telemetrie-Anbindung
EVA-DTS-Import und führende Anbieter integriert
Implementierungsdauer
GoBD und RKSV nicht branchengerecht
GoBD, E-Rechnung und RKSV im Standard
Compliance
Keine bedarfsgesteuerte Tourenplanung
Bedarfsermittlung und InfoZoom-Auswertungen integriert
Investitionsschutz
Anpassungen blockieren oft Releases
Individualisierung in separater, updatefähiger Ebene
Branchenerfahrung
Pfand und Kaffeesteuer nicht enthalten
Pfand- und Kaffeesteuer-Module ab Werk
Standardlösung
Vending ERP
Integration
Telemetrie
Compliance
Befüllung
Updates
Branchenmodule
Vending-Prozesse über Insellösungen verteilt
Keine native Telemetrie-Anbindung
GoBD und RKSV nicht branchengerecht
Keine bedarfsgesteuerte Tourenplanung
Anpassungen blockieren oft Releases
Pfand und Kaffeesteuer nicht enthalten
Automaten, Touren, Service und FiBu in einer Plattform
EVA-DTS-Import und führende Anbieter integriert
GoBD, E-Rechnung und RKSV im Standard
Bedarfsermittlung und InfoZoom-Auswertungen integriert
Individualisierung in separater, updatefähiger Ebene
Pfand- und Kaffeesteuer-Module ab Werk
SYSTEMAUFBAU
Modulstruktur & Integration
Vending ERP ist modular aufgebaut und in drei Standardebenen geschichtet, ergänzt um branchenspezifische Schnittstellen.
Warenwirtschaft &
CRM
Branchenspezifische Basisfunktionen für Stammdaten, Kundenmanagement und das gesamte Operating.
Befüllung &
Touren
Tourenplanung, Lieferkommissionierung und bedarfsgesteuerte Bestückung in Echtzeit.
Service &
Wartung
Intervallplanung, Störungsmanagement, Fehleranalyse und digitale Servicebelege über die mobile App.
Nahtlose
Telemetrie-Integration
Import von Telemetriedaten im EVA-DTS- oder Rohdatenformat von führenden Anbietern.
Integrierte
Finanzbuchhaltung
FiBu, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Geldkontrolle sowie E-Rechnung über ZUGFeRD und XRechnung.
Controlling &
Reporting
InfoZoom-Auswertungen sowie die Informationssysteme VIS und FIS für Info-Snapshots auf Knopfdruck.
ÜBERSICHT
Datenfluss vereinfacht
ZIELGRUPPEN
Für wen ist Vending ERP geeignet?
Vending ERP richtet sich an mittelständische Vending-Operatoren mit zehn bis zweihundertfünfzig Mitarbeitenden und mehreren Standorten, die Automaten für Heißgetränke, Kaltgetränke und Snacks betreiben.
Zielgruppe
Relevanz
Vending-Operatoren
Steuern Automatenpark, Befüllung, Service und Abrechnung mehrerer Standorte zentral über eine Plattform.
Service- und Befüllteams
Erfassen Einsätze mobil vor Ort, rufen Maschinenstatus ab und dokumentieren Störungen direkt per App.
Geschäftsführung
Bewertet die Rentabilität einzelner Standorte über Echtzeitdaten aus VIS und FIS statt nach Bauchgefühl.
Finanzbuchhaltung
Automatisiert Buchungen, Zahlungsströme und E-Rechnung und sichert die GoBD- und RKSV-Konformität.
Verbünde und Gruppen
Definieren einheitliche Workflows über den Unternehmensstandard und behalten Anpassungen je Standort updatefähig.
Geschäftsführung
Relevanz
Steuerung über Echtzeit-KPIs, Margen- und Liquiditätstransparenz
Disposition / Logistik
Relevanz
Effiziente Tourenplanung, weniger Leerfahrten und Beladungsfehler
Buchhaltung / Compliance
Relevanz
Automatisierte E-Rechnung, DSEK-Bewertung, revisionssichere Archivierung
Einkauf
Relevanz
Kontraktverwaltung, Mengenüberwachung, automatische Fehlmengenberechnung
IT / Prozessmanagement
Relevanz
Integrierte Architektur, updatefähige Anpassungen, geringe Schnittstellenkomplexität
Bereit für die Digitalisierung
Ihres Vending-Geschäfts?
Gerne stehen wir Ihnen jederzeit für weiterführende Informationen zur Verfügung und erläutern Ihnen ausführlich, welche konkreten Möglichkeiten sich zur Optimierung und Weiterentwicklung Ihrer bestehenden Prozesse und Systeme ergeben.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zu: Vending ERP
Was ist Vending ERP?
Vending ERP ist die branchenspezifische ERP-Gesamtlösung für Vending-Operatoren auf Basis der SoftENGINE Standardsoftware. Sie bildet die gesamte Prozesskette von der Automatenverwaltung über Befüllung und Service bis zur Finanzbuchhaltung medienbruchfrei in einer Plattform ab.
Welche Telemetrieanbieter unterstützt Vending ERP?
Vending ERP unterstützt führende Telemetrieanbieter, darunter vendon, tm-on, Coges, Televend und Cumulocity. Die Daten werden im EVA-DTS- oder Rohdatenformat importiert. So bleiben Befüllstand und Umsatz jedes Automaten in Echtzeit im Blick, und der automatisierte Import sichert die revisionssichere GoBD-Archivierung.
Erfüllt Vending ERP die E-Rechnungspflicht und GoBD?
Vending ERP erstellt Belege automatisiert als ZUGFeRD und XRechnung und erfüllt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. GoBD-konforme Archivierung, DS-GVO-Funktionen und die RKSV-Kassensicherung sind im Standard abgedeckt und updatefähig.
Wie senkt Vending ERP die Retourenquote bei Frischware?
Vending ERP ermittelt über Telemetrie und Ad-hoc-Auswertungen mit InfoZoom den tatsächlichen Bedarf je Automat. Auf dieser Basis wird die Befüllung bedarfsgesteuert geplant. Anwender konnten so die Retourenquote bei Frischware um über 50 Prozent senken.
Bleibt Vending ERP trotz individueller Anpassungen updatefähig?
Vending ERP trennt Standard und Individualisierung in einer dreistufigen Architektur. Da Anpassungen in einer separaten Ebene dokumentiert werden, profitieren Unternehmen von kontinuierlichen Software- und gesetzlichen Updates, ohne dass maßgeschneiderte Workflows verloren gehen.
Welche mobilen Funktionen bietet Vending ERP?
Die mobile Vending-App bietet Offline- und Online-Synchronisation, digitale Servicebelege mit Kundenunterschrift, den Ad-hoc-Abruf von Kundenhistorie und Maschinenstatus sowie die Schadendokumentation vor Ort. Das vermeidet händische Nacherfassung und erhöht die Datenqualität spürbar.
Wie unterstützt Vending ERP die Migration von Altsystemen?
Vending ERP übernimmt Daten und Prozesse aus Altsystemen über flexible Schnittstellen und Migrationswerkzeuge. Die modulare Einführung erlaubt einen schrittweisen Umstieg. Schulungen und Support sichern einen reibungslosen Übergang ohne längere Betriebsunterbrechung.
Für welche Unternehmen eignet sich Vending ERP?
Vending ERP eignet sich für mittelständische Vending-Operatoren mit zehn bis zweihundertfünfzig Mitarbeitenden und mehreren Standorten, die Automaten für Heißgetränke, Kaltgetränke, Snacks und Table-Top-Lösungen betreiben. Auch Verbünde und Unternehmensgruppen profitieren von einheitlichen, updatefähigen Standards.