ERP-Lexikon
Tankkartenabrechnung bezeichnet die automatisierte Erfassung, Prüfung und Fakturierung von Tankungstransaktionen. Eigene Tankkarten, fremde Akzeptanzkarten und Ringkartensysteme laufen dabei über verschiedene Stationssysteme zusammen und müssen nach individuellen Konditionen verrechnet werden. Eine spezialisierte Branchenlösung bündelt diese Prozesse samt Agentur- und Pächterabrechnung in einem System.
Kurz erklärt: ENERGYport ERP liest Tankungstransaktionen aus gängigen Stationssystemen ein, prüft sie automatisiert und rechnet sie nach frei definierbaren Konditionen ab. Softengine ergänzt das um Agentur-, Pächter- und Einkaufsabrechnung.
Wie die Tankkartenabrechnung funktioniert
Verarbeitet werden eigene Tankkarten, Akzeptanzkarten mit Erkennung unter anderem über die PAN-Nummer sowie Ringkarten wie TND und Tankpool24. Viele Stationssysteme sind anbindbar, darunter Hectronic, Ratio, WEAT und Tockheim. Automatisierte Prüfroutinen verarbeiten die Datensätze, fehlerhafte Sätze lassen sich gezielt nachbearbeiten.
Flexible Konditionen und Abrechnung
Die Konditionsmodelle sind weitreichend und lassen sich auf mehreren Ebenen kombinieren:
- Auf Ebene einzelner Tankstellen oder von Tankstellengruppen
- Auf Kunden- oder Kartenebene
- Als Säulenrabatt oder preisbasenbezogen, etwa OMR oder FS, auch zur nachträglichen Bepreisung
- Zeitraumabhängig, mit vorab erfassbaren Änderungen
Es sind beliebig viele Abrechnungszyklen möglich. Die Rechnungserstellung erfolgt wahlweise als Einzelnachweis auf der Rechnung oder als Beiblatt, ergänzt um einen CSV-Export der Tankungen. Auch Fachmarktverkäufe auf Tankkarte werden berücksichtigt.
Agenturabrechnung
Über die Nassabrechnung wird die Abrechnung des Agenturgebers kontrolliert. Hinzu kommt die Zahlungstransaktionsabrechnung, etwa für Kreditkarten, mit gruppenbezogenen Gebühren.
Pächter- und Betreiberabrechnung
Gegenüber Pächtern und Betreibern erfolgt eine Nass- und Provisionsabrechnung inklusive Abschlagszahlungen. Die Zahlungstransaktionsabrechnung berücksichtigt Gebühren nach Pächter, Zahlart und Produktgruppe. Zusätzlich lassen sich weitere Leistungen an den Pächter fakturieren.
Einkauf und Bestandsführung
Das Belegwesen im Einkauf umfasst Bestellung, Eingangslieferschein, Eingangsrechnung und Gutschrift. Die Bestandsführung auf Tankstellenebene bildet die Grundlage für automatische Bestellvorschläge.
FAQ zur Tankkartenabrechnung
Welche Karten- und Stationssysteme werden unterstützt?
Eigene Tankkarten, Akzeptanzkarten mit PAN-Erkennung und Ringkarten wie TND und Tankpool24 werden abgerechnet. Anbindbar sind viele Stationssysteme, unter anderem Hectronic, Ratio, WEAT und Tockheim.
Wie werden fehlerhafte Datensätze behandelt?
Automatisierte Prüfroutinen verarbeiten die eingelesenen Tankungen. Fehlerhafte Datensätze lassen sich selektiv nachbearbeiten, ohne den gesamten Lauf zu blockieren.
Welche Konditionsmodelle sind möglich?
Konditionen sind auf Tankstellen- oder Gruppenebene, auf Kunden- oder Kartenebene sowie als Säulenrabatt oder preisbasenbezogen, etwa OMR oder FS, möglich. Zeitraumabhängige Konditionen lassen sich vorab erfassen.
Wie wird die Rechnung erstellt?
Die Rechnung enthält die Tankungen wahlweise als Einzelnachweis oder als Beiblatt. Zusätzlich steht ein CSV-Export der Tankungen zur Verfügung. Es lassen sich beliebig viele Abrechnungszyklen abbilden.