ERP-Lexikon
Das Forderungsmanagement stellt für viele Unternehmen eine zentrale Herausforderung dar. Die Softengine erpSUITE bietet hierfür ein umfassendes, fein justierbares Mahnwesen, das sowohl standardisierte als auch individuelle Prozesse unterstützt. Unternehmen erhalten damit ein Werkzeug, das sich präzise auf interne Abläufe und Kundenerwartungen abstimmen lässt.
Kurz erklärt: Im Zentrum des Mahnwesens stehen sogenannte Mahngruppen, die bis zu acht individuell nutzbare Mahnstufen umfassen können. Diese bilden die Grundlage für eine klare Eskalationslogik – vom ersten Erinnerungsschreiben bis zur Übergabe an ein Inkassounternehmen.
Zwei Varianten der Mahnintervall-Berechnung stehen zur Auswahl:
- Basierend auf dem letzten Mahndatum (sequentielle Stufung) Bezogen auf das ursprüngliche Fälligkeitsdatum (stufenunabhängig)
Dadurch lässt sich der Mahnprozess flexibel auf unterschiedliche Unternehmens- oder Branchenanforderungen ausrichten.
Berechnung von Mahnkosten und Verzugszinsen
Die Softengine erpSUITE ermöglicht eine differenzierte Handhabung von Mahngebühren und Zinsen. Je nach Einstellung können Gebühren pro Mahnung oder pro Mahnposition erhoben werden.
Bei der Zinsberechnung stehen zwei Methoden zur Verfügung:
- Kaufmännische Methode: Pauschal mit 30 Tagen pro Monat Effektivzinsmethode: Tagesgenau unter Berücksichtigung des Kalenders
Auch die Wirkung der Mahngebühren und Zinsen auf die Offenen Posten lässt sich flexibel steuern. So können diese Mahnbestandteile direkt bei Mahnungserstellung auf die Offenen Posten gebucht werden, erhöhen diese also um die Gebühren und Zinsen oder sie buchen beim Zahlungseingang die zusätzlichen Erträge.
Unser Tipp:
„Dank EnGPT konnte sich unsere neue Mitarbeiterin im Finanzwesen selbstständig einarbeiten und eigenständig das Mahnwesen vollständig einrichten – inklusiver Funktionen, die wir bislang nie genutzt haben. Ohne die KI-Unterstützung hätten wir das nie so schnell und effizient geschafft. Ein echter Gamechanger für unsere Abläufe!“
– Dipl.-Ing Claus Wittmann, Geschäftsführer KORA Industrie-Elektronik GmbH
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Eskalationsstufen und automatisierte Systemreaktionen
Ab bestimmten Mahnstufen kann das System automatisierte Maßnahmen initiieren, beispielsweise:
- Lieferung nur gegen Vorkasse
- Sperrung für Belegerstellung
- Markierung als Rechtsfall
Diese Reaktionen sind direkt an definierte Stufen gebunden und wirken sich auf die betroffene Kundenakte aus – eine wichtige Funktion zur Risikosteuerung.
Umgang mit unberechtigten Skonto-Abzügen
Besonderes Augenmerk liegt auf dem differenzierten Umgang mit unberechtigten Skonto-Fällen:
- Skonto-Briefe: Weisen die Kunden auf unberechtigt abgezogene Skontobeträge hin, ohne diese nachzufordern. Skonto-Mahnungen: Informieren Kunden über unberechtigt abgezogene Beträge und fordern diese nach.
Beim Buchen des Zahlungseingangs kann direkt entschieden werden, ob der betreffende Zahlungsvorgang für eine Skontomahnung oder einen Skontobrief berücksichtigt werden soll.
Mehrsprachige Mahntexte und individuelle Kommunikation
Für jede Mahnstufe können eigens definierte Texte hinterlegt werden – auch in mehreren Sprachen. Das erlaubt eine passgenaue und professionelle Ansprache sowohl nationaler als auch internationaler Kunden.
So sind sie nicht an die klassischen nummerierten Bezeichnungen wie 1. Mahnstufe, 2. Mahnstufe usw. gebunden, sondern sind in der Lage individuelle Titel wie beispielsweise “Übersicht rückständiger Zahlungen”, “Kontoübersicht” und ähnliches zu vergeben.
Kundenindividuelle und belegspezifische Einstellungen
Ein besonders praxisrelevanter Aspekt: Das Mahnwesen lässt sich sowohl auf auf Kundenebene, wie auch für spezielle Beleggruppen individuell anpassen.
Dazu gehören unter anderem:
- Zuweisung zu spezifischen Mahngruppen Aktivierung oder Deaktivierung von Mahnkosten Behandlung von Mahngebühren und Zinsen Möglichkeit zur manuellen Prüfung vor dem Versand Gruppierung der Mahnungen nach Projekten oder Adressatenstruktur
Erstellung und Versand: Effizient und transparent
Über die Funktion „neuer Mahnvorschlag“ lassen sich offene Posten nach spezifischen Kriterien selektieren. Mahnungen können vor Versand geprüft, angepasst oder gelöscht werden. Das System verhindert Doppelmahnungen und ermöglicht eine direkte Auszifferung von Gutschriften und Teil-/A-Konto-Zahlungen.
Bereits erstellte und in Überarbeitung befindliche Mahnvorschläge lassen sich hinsichtlich nachträglich eingegangener Zahlungen prüfen und automatisch überarbeiten.
Die Mahndokumente können gedruckt oder per E-Mail versendet werden – die Versandart lässt sich je Stufe festlegen. Auch die automatische Beifügung von Rechnungskopien ist möglich. Dafür nutzt das Mahnsystem das in der Softengine erpSUITE integrierte digitale Druckarchiv. Ist das Rechnungsdokument im Archiv nicht enthalten, wird automatisch eine neue digitale Rechnungskopie erzeugt, die dann zur späteren Nachverfolgung direkt im Archiv abgelegt wird.
Zuständigkeiten und korrekte Adressierung
Für den elektronischen Versand bietet die Softengine erpSUITE eine klare Zustelllogik: Sie legen die für Mahnungen zuständigen Geschäftsbereiche, zum Beispiel Buchhaltung oder Geschäftsführung, fest. Die Mahnungen werden dann automatische an die verantwortlichen Personen innerhalb des Geschäftsbereichs gesendet. Falls keine direkte Zuordnung vorhanden ist, erfolgt der Versand an allgemeine E-Mail-Adressen – systemgestützt und nachvollziehbar.
Transparente und nachvollziehbare Dokumentation
Mahndokumente werden ganz ohne manuelle Aktivitäten in der Adressakte hinterlegt und sind somit auch für andere berechtigte Abteilungen im Unternehmen nachvollziehbar. Somit ist für vertriebliche Aktivitäten nicht nur sichtbar, welche Produkte und Leistungen verkauft wurden, sondern auch, ob wiederholt Probleme bei den Zahlungen aufgetreten sind.
Fazit
Das Mahnwesen in der Softengine erpSUITE überzeugt durch eine hochgradig konfigurierbare Struktur, klare Automatisierungsmöglichkeiten und die Möglichkeit zur kundenindividuellen Anpassung. Damit ist es nicht nur ein Werkzeug zur Bearbeitung offener Forderungen, sondern auch ein integraler Bestandteil eines professionellen und nachhaltigen Debitorenmanagements.
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